Kufgem Journal | Oktober 2024 Abnahme V2

KÜNSTLICHE INTELLIGENZ Von Menschen für Menschen.

Die neue Arbeitswelt KI verstehen und anwenden KI trifft auf GEM2GO Bürger*innen schneller, besser und einfacher erreichen IT-Sicherheit der Zukunft Wie KI vor Cyberangriffen schützt

AUSGABE NR. 31 / OKTOBER 2024

UMWELTZEICHEN

Wenn Angabe über Druckerei nicht im Impressum mit Firmenname!

Impressum: Herausgeber: Kufgem GmbH, Fischergries 2, 6330 Kufstein, 05372 6902, info@kufgem.at, www.kufgem.at, Firmenbuchnummer: 56489y, Firmenbuchgericht: LG Ibk. Auflage: 2.000 Stück; Erscheinung: 2-mal pro Jahr

Kontakt zur Redaktion: Christina Naschberger-Glöckner, gloeckner@kufgem.at, 05372 6902-690 Grafik & Layout: ofp kommunikation, Kufstein Fotos: Stadtwerke Kufstein, Alex Gretter Fotografie, Microsoft, Innovationszentrum Kufstein, STIHL Tirol, AdobeStock/ Martin Exenberger, Titelbild: KI generiert Druck: Aschenbrenner, Kufstein. Bei Angabe über Druckerei im Impressum ohne Firmenname!

Das Kufgem Journal wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt. Die Autor*innen haben die Beiträge eigenständig recherchiert und verfasst.

EDITORIAL

DIE ZEICHEN DER ZEIT ERKENNEN DIGITALE VORREITER ZU UNTERSTÜTZEN, TREIBT UNS AN

Liebe Leserinnen und Leser, beim diesjährigen Kufgem Kundentreffen durften wir Sie intensiv über das Thema Künstliche Intelligenz (KI) infor mieren. Es ist beeindruckend, was diese Technologie heu te bereits leisten kann: Die Erstellung von Texten, Bilder, Videos - all das scheint für alle ohne Wissen und Aufwand möglich zu sein. Einfach durch die Eingabe einiger Zeilen Text in einem KI-Programm. Wenn wir innehalten und genauer darüber nachdenken, wird klar: Bei allem Nutzen, den diese neue Technologie stiften kann, bleibt etwas ganz Wichtiges – der Mensch. Künstliche Intelligenz greift auf das von menschlicher Intelligenz geschaffene Wissen zurück. Und die Nutzung sowie ein vernünftiger Umgang erfolgen ebenfalls durch uns. Das ist gut so, denn wie bei allen technologischen Fortschritten sollte eines im Mittelpunkt stehen: KI soll den Menschen unterstützen, das Leben erleichtern und die Weiterentwicklung fördern.

Neben dem Thema KI ist die Sicherheit im digitalen Raum von großer Bedeutung. Kufgem hat sich hier seit Jahren als verlässlicher und kompetenter Partner positioniert. Betrugsfälle werden immer ausgeklügelter und Angriffe auf digitale Infrastrukturen häufen sich. Daher ist Vorsorge notwendig: Stichwort NIS-2-Richtlinie für Cybersicherheit. Wie beim Thema Datenschutz stehen wir alle vor interes santen Herausforderungen und werden unsere Kundinnen und Kunden praxisnah bei den benötigten Maßnahmen un terstützen. Natürlich bleiben wir mit unseren Softwarelösungen am Puls der Zeit. Das beweist unsere Investition in k5|Next. Dieser neue Standard für die effiziente Abwicklung von Ver waltungsprozessen konnte bereits zahlreiche Gemeinden überzeugen, etwa mit einer noch benutzerfreundlicheren und effizienteren Wahlabwicklung. Mit dem bestehenden k5|Next als Basis, mit Mein Amt und den zukünftigen Lö sungen, die auf unserer Vision aufbauen, gehen wir voran. Was verbindet all diese Themen? Unser Leitspruch „Ge meinsam. Digital. Erfolgreich.“ Als aktives und innovatives IT-Unternehmen mit umfassendem Know-how und jahre langer Erfahrung bereiten wir uns auf die für Sie wichtigen Themen vor und teilen unser Wissen mit Ihnen. Gemein sam bringen wir die Digitalisierung voran, mit dem Ziel, die Arbeit in der Gemeindeverwaltung effizienter, einfacher und erfolgreicher zu gestalten.

Was uns bei allen Themen antreibt? Als Partner auf Augen höhe stehts die besten Lösungen für Sie zu finden!

Vielen Dank, Ihr Florian Schletterer Geschäftsführer Kufgem GmbH

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KÜNSTLICHE INTELLIGENZ UND DIE NEUE ARBEITSWELT

„In Zukunft erledigt alles die KI!“ – eine Aussage, die häufig zu hören ist. Nicht zu Unrecht, denn KI wird die Art, wie wir arbeiten, verändern. Doch bis dahin gibt es noch viel zu tun. Es gilt, sich mit der Anwendung der neuen Technologie auseinanderzusetzen sowie Einsatzmöglichkeiten auszuloten und zu erkennen.

KI VERSTEHEN UND ANWENDEN Kufgem ist von den zahlreichen Vorteilen der künstlichen Intelligenz überzeugt, sowohl für die Mitarbeitenden im Unternehmen als auch für die Optimierung von Verwal tungsabläufen. KI bietet Lösungen zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und unterstützt bei komplexen Entscheidungen. Durch ihren Einsatz können Verwaltungsprozesse in den Gemeinden effizienter gestaltet werden, was erheblich Zeit und Ressourcen spart. Hier steht das Thema KI erst am Anfang. Die Herausforderung besteht darin, passende und nützliche Lösungen zu finden und in Anwendungen umzu setzen. Kufgem investiert dabei jetzt schon in neue Ent wicklungen und treibt die Integration von KI voran, etwa im

eigenen AIO-Ticketsystem. Solche Integrationen in eigene Prozesse sind essenzielle Schritte um die Effizienz zu stei gern und um wichtige Erfahrungen zu sammeln. KI UND DATENSICHERHEIT Neue Technologien bringen neue Herausforderungen mit sich, wobei die Datensicherheit eine der wichtigsten Fra gen ist. Wie lassen sich sensible Informationen schützen? Kufgem setzt auf rigorose Sicherheitsmaßnahmen und re gelmäßige Weiterbildung der Mitarbeitenden. Nur so kann der sichere Einsatz von KI gewährleistet werden. Letztlich kommt es auf das produktive Zusammenspiel zwischen Menschen und KI an.

KI-AUSBILDUNG FÜR MITARBEITENDE

KUFGEM LERNT KÜNSTLICHE INTELLIGENZ KENNEN

Kufgem-Mitarbeitende lernten an der Fachhochschule Kufstein die Einsatzmöglichkeiten von KI kennen.

Beeindruckende künstlich generierte Bilder und Texte in Fachmedien weckten das Interesse der Kufgem Mitarbei tenden. Doch was genau ist KI und wie setzt man sie sinn voll ein? „KI-STUDIUM“ AN DER FACHHOCHSCHULE KUFSTEIN Die Geschäftsleitung von Kufgem hat die Wichtigkeit von künstlicher Intelligenz erkannt. Eine eigens eingerichtete Projektgruppe arbeitet intensiv an diesem umfangreichen Thema – sowohl für die interne Arbeit als auch für den Ein satz bei Kundinnen und Kunden. In einem ersten Schritt hat man die Fachhochschule Kuf stein als wissenschaftlich erfahrenen Partner gewonnen. In einer umfassenden Weiterbildungsaktion erhielten 145 Kufgem Mitarbeitende an der FH Kufstein eine Grundla genschulung zum Thema KI. Wir stellten dazu Daniel Hot ter, Ausbildungsexperte bei Kufgem, drei Fragen: Warum belegen Kufgem Mitarbeitende Schulungen an der FH Kufstein? Um eine Vorreiterrolle für unsere Kundinnen und Kunden im Bereich der künstlichen Intelligenz einzunehmen, prüf ten wir mehrere Anbieter und entschieden uns für die FH

Kufstein. Die bereits vorhandene Expertise mit künstlicher Intelligenz kombiniert mit der hohen pädagogischen Kom petenz überzeugten uns. Die erfolgreiche Zusammenarbeit bei früheren Projekten bestärkte die Entscheidung. Was waren die wichtigsten Inhalte? Die Schulungen umfassten grundlegende und fortge schrittene Themen der künstlichen Intelligenz: allgemeine Grundlagen, Erstellung von Prompts, effektive Kommuni kation mit KI-Systemen sowie Aufbau und Funktionsweise von KI-Technologien. Zudem wurden die Funktionsweise und Anwendungsmöglichkeiten der Text-, Bild- und Video generierung inklusive Möglichkeiten zur Integration in den Arbeitsalltag behandelt. Wie profitieren Mitarbeiter*innen und Kufgem davon? Die Resonanz war sehr positiv. Viele Mitarbeitende, zuvor nicht mit künstlicher Intelligenz vertraut, zeigten nach der Schulung großes Interesse und Begeisterung dafür. Das erworbene Wissen vertiefen die Mitarbeitenden nun in ihrer täglichen Arbeit und nutzen es bei der Entwicklung neuer Ideen.

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Bei Kufgem in Zirl trafen sich zahlreiche interessierte Führungs- und Fachkräfte aus den Gemeinden, um sich über das Thema KI zu informieren.

KI-WORKSHOP FÜR ENTSCHEIDER*INNEN

WISSENSVORSPRUNG FÜR GEMEINDEN

Das von Kufgem entwickelte Fachwissen für Mitarbeitende diente als Grundlage für einen KI-Workshop für Entscheiderinnen und Ent scheider in Gemeinden. Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, Amtsleitende, Führungs- und Fachkräfte erhielten in einem ersten Workshop Einblicke in die Grundlagen von KI-Anwendungen und sammelten praktische Erfahrung. HANDS ON KI Der Workshop-Charakter ermöglichte es, direkt und praxisorientiert mit KI-Lösun gen zu arbeiten. Die Anwendungsmöglich keiten in Gemeinden sind äußerst vielfältig: KI kann: Texte für Einladungsschreiben von Veranstaltungen oder die Gemeindewebsite

erstellen, Dokumente zusammenfassen, Protokolle führen oder als Chatbot auf der Gemeindewebseite fungieren. Kremsmünster in Oberösterreich nutzt bereits erfolgreich einen solchen KI-Chatbot. EINHEITLICHER WISSENSSTAND Solche Workshops helfen dabei, informiert zu bleiben, da fast täg lich neue Lösungen und Anwendungen auf den Markt kommen. Kufgem erarbeitet zudem ein neues Schulungskonzept für Ge meindemitarbeiterinnen und -mitarbeiter. Der größte Nutzen dieser Workshops: Ein einheitlicher Wissens stand erleichtert die Kommunikation untereinander und die Ein führung kommender KI-basierter Lösungen in den Gemeinden. Im Herbst 2024 sind weitere Workshops für Führungskräfte in Tirol und Salzburg geplant.

KI ALS „COPILOT“

MICROSOFT COPILOT EFFIZIENT NUTZEN

3. Copilot liefert schnell die Antworten, die Sie benötigen: Sie können Fragen zu bestimmten Dateien oder Nachrich ten stellen oder sogar nach Informationen suchen, von denen Sie zwar wissen, dass sie existieren, aber nicht, wo sie gespeichert sind. Größter Vorteil und Mehrwert ist si cherlich die nahtlose Integration in bestehende Microsoft Software wie Outlook, Word oder PowerPoint. Zur kosten losen Variante über den Browser Bing gibt es für Microsoft Copilot eine kostenpflichtige Lizenz, die leistungsfähiger ist und zu bestehenden Microsoft Lizenzen hinzugefügt wer den kann.

Sie sprießen wie Pilze aus dem Boden und täglich kom men neue oder verbesserte KI-Tools auf den Markt. Einen Überblick zu behalten, ist schwer und es stellen sich Fra gen: Was soll man einsetzen? Was ist die bessere Lösung? Brauche ich das unbedingt? Was kostet das? Darüber hat sich auch Kufgem Gedanken gemacht. Da alle betreuten Gemeinden mit Microsoft Office arbeiten, fiel die Wahl auf die chatGPT-basierende KI von Microsoft: Microsoft Copilot.

KI IST IN DER LAGE, DIE ARBEIT IN DER GEMEINDE EINFACHER ZU GESTALTEN. HIER DREI BEISPIELE:

1. Der Copilot-Chat kann schnelle Zusammenfassungen von Projektbeschreibungen, Besprechungen, E-Mail- Nachrichten oder PDFs zusammenstellen. So finden Sie rasch heraus, was fällig ist, erhalten die neuesten Updates für ein Projekt oder können Mitteilungen von Mitarbeiten den oder Vorgesetzten schnell finden. 2. Schriftstücke über Ideen oder neue Inhalte können auf Basis Ihrer Vorgaben und Richtlinien schnell und unkom pliziert erstellt werden, bis hin zu einer Agenda oder Zu sammenfassung. Verweisen Sie dazu einfach in Ihrer Ein gabeaufforderung auf Ihr Quellmaterial.

KUFGEM BIETET FÜR MICROSOFT 365 COPILOT PASSENDE LIZENZEN UND SCHULUNGEN. Wenn Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten die ser KI-Lösung für Ihr Unternehmen oder Ihre Ge meinde wissen wollen, dann schreiben Sie uns ein E-Mail an info@kufgem.at

KI-KOMPETENZ ZENTRUM KUFSTEIN

REGIONALE KOMPETENZ STÄRKEN

Um KI-Kompetenz in die Region zu bringen, haben sich zwölf führende Kufsteiner Unternehmen, Institutionen und Start-ups zusammengeschlossen, um ein KI-Kompetenz zentrum einzurichten. Als innovativer Vorreiter ist auch Kufgem beteiligt. IM FOKUS: VERNETZUNG & AUSTAUSCH Das Zentrum dient als zentrale Anlaufstelle für Beratung, Weiterbildung und Forschung im Bereich Künstliche Intel ligenz und fördert den regelmäßigen Austausch und die Vernetzung auch nach Bayern.

Neben Gründer*innen und Start-ups sind zahlreiche Teilnehmer*innen aus renommierten regionalen Unternehmen an dem Projekt beteiligt.

Die FH Kufstein als Projektträger bietet mit dem Kompe tenzzentrum eine Plattform für regionale Beratung und Weiterbildung zu KI-Innovationen. Es soll die Unternehmen der Region nicht nur fit für den Einsatz von künstlicher In telligenz machen, sondern auch innovative Projekte und Lösungen für die Berufswelt entwickeln. Kufgem bringt da bei seine Expertise im technischen Bereich und der kom munalen Verwaltung ein.

Inhalt

KOMMUNAL & DIGITAL

RUND UM k5

10 GEM2GO Copilot Mit dem neuen KI-Tool lassen sich Online-Inhalte für Bürger*innen einfach, schnell und professionell erstellen. 12 Starker Online-Auftritt Dank Redesign mit GEM2GO erfüllt die Marktgemeinde Telfs alle Anforderungen an einen zeitgemäßen Online-Auftritt.

21 Bürgernähe online erleben Mein Amt ermöglicht Behördengänge bequem von zu Hause aus. Bürger*innen und Gemeindebedienstete profitieren von den schnelleren Prozessen. 22 Erfolgreiche Wahl-Premiere k5|Next_Wahl ist seit Juni 2024 erfolgreich im Einsatz. Anwender*innen schätzen besonders die intuitive Handhabung. 24 Neumarkt feiert k5|Next Erfolg Seit einem Jahr nutzt die Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee k5|Next und zieht positive Bilanz. 26 Effiziente Finanzverwaltung für Heime Mit k5 Finanzmanagement führen Wohn- und Pflegeheime ihre Buchhaltung transparent und rechtskonform. 28 Papierlose Gemeindeverwaltung in Oberalm Die Gemeinde Oberalm nutzt den vollen Funktionsumfang von k5 DMS und profitiert von einer medienbruchfreien Bearbeitung von Akten und Dokumenten. 30 Wie digital ist meine Gemeinde? Kufgem Expert*innen ermitteln den Digitalisierungsgrad von Gemeinden und optimieren Prozesse.

14 Im Kindergarten geht’s voran

Zahlreiche neue Features machen HOKITA noch leistungsstärker und anwendungsfreundlicher.

16 Neues von FINK Die Lösung zur Zeiterfassung ist optimal auf die Bedürfnisse von Gemeinden abgestimmt. 18 Kommunalforum Die Online-Kursreihe mit Fachexpert*innen geht in die nächste Runde und präsentiert wieder wertvolles Praxiswissen für die Gemeindeverwaltung.

32 k5|Next und die Microsoft Cloud

Als Cloud Lösung setzt k5|Next auf die höchsten Sicherheitsstandards von Microsoft.

DIGITAL BUSINESS

KUFGEM INSIGHTS

34 Standortvernetzung spart Zeit und Geld

42 Erfolgreiches Kundentreffen 2024 Im Kufsteiner Kultur Quartier gab es spannende Einblicke in die Welt der KI, wie sie die Arbeitswelt von morgen beeinflusst. 44 Kompetente Digitalisierung Die Ausbildung zum Digital Transformation Manager stärkt die Digitalisierungsexpertise von Kufgem Mitarbeiter*innen.

Mit Voice over IP senkt die Stadtgemeinde Schwaz die Telefonkosten und erhöht den Komfort für die Nutzer*innen.

36 Wahrzeichen modernisiert

Wie die Kufgem Expert*innen die IT-Infrastruktur der historischen Festung Kufstein erneuert haben.

38 Energie klug einsetzen

45 Personalia

Das Unternehmen „Strom vom Dach“ setzt bei der Abwicklung seiner Geschäftsprozesse erfolgreich auf VenDoc.

Die neuen Mitglieder der Kufgem Familie.

46 Lehrlinge erhalten Sozialzertifikat Kufgem Lehrlinge erlernen wichtige soziale Kompetenzen durch die youngCaritas Tirol.

40 KI und IT-Sicherheit Mithilfe von KI erkennt Sophos Bedrohungen frühzeitig und bekämpft heimtückische Cyberangriffe.

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Der Dokumentenerklärer macht Amtsinformationen für alle verständlich.

SMARTES KI-TOOL: GEM2GO C PILOT

BÜRGER*INNEN SCHNELLER, BESSER UND EINFACHER ERREICHEN

Ab Herbst 2024 profitieren Gemeinden und ihre Bürgerinnen und Bürger von einem neuen leistungsstarken KI-Tool. Der GEM2GO Copilot optimiert die kommunale Öffentlichkeitsarbeit, verbessert die Verständlichkeit von Dokumenten und stellt Informationen blitzschnell zur Verfügung.

KOMMUNAL & DIGITAL

TEXTGENERIERUNG: PROFESSIONELLE ONLINE-BEITRÄGE IM HANDUMDREHEN

Mit dem GEM2GO Copiloten erstellen die Verantwortlichen in Gemeinden ganz einfach hochwertige Website-Inhalte. Es müssen nur ein Titel und Basisinformationen zum je weiligen Thema eingegeben werden. Copilot analysiert und bereitet die Daten auf. Das Ergebnis sind ansprechende und professionell gestaltete Beiträge wie beispielsweise News und Veranstaltungshinweise samt Vorschautext, Keywords zur Suchmaschinenoptimierung und passenden Social Me dia Formaten. Zusätzlich schlägt Copilot geeignete Bilder vor, die ohne zusätzliche Kosten verwendet werden dürfen – ideal für Gemeinden, die über kein eigenes Bildmaterial verfügen. Der Dokumentenerklärer des GEM2GO Copiloten macht komplexe Gemeindedokumente verständlich. Er übersetzt Texte in einfache Sprache oder in eine von 18 verfügba ren Fremdsprachen. So erreichen wichtige Mitteilungen auch diejenigen, die aufgrund von Sprachbarrieren sonst Schwierigkeiten haben, Amtsinformationen zu verstehen – ein wichtiger Schritt in Sachen Barrierefreiheit und Inklusion. DOKUMENTENERKLÄRER: VERSTÄNDLICHE TEXTE FÜR ALLE

Michael Kölbl, Geschäftsführer der RIS GmbH, setzt auf KI in der digitalen Gemeindeverwaltung.

CHATBOT: SCHNELLE HILFE BEI KOMMUNALEN ANLIEGEN Bei Fragen zu Förderungen, Gebühren, Zuständigkeiten, Verordnungen, Sitzungsprotokollen, der Amtstafel und Ähnlichem liefert der Chatbot in Sekundenschnelle kom petente Antworten in 18 Sprachen. So lassen sich viele Fragestellungen unabhängig von den Amtszeiten klären. Kann der Chatbot nicht direkt weiterhelfen, schlägt er alternative Lösungen vor. DIGITALE ZUKUNFT FÜR GEMEINDEN Zahlreiche Gemeinden in Österreich testen den GEM2GO Copiloten bereits. Michael Kölbl, Geschäftsführer der RIS GmbH, verspricht: „Mit unserem GEM2GO Copiloten star ten wir die Reise, künstliche Intelligenz in die Verwaltung zu bringen – und das ist erst der Anfang. Wir werden konti nuierlich neue Lösungen entwickeln, um die Kommunika tion zwischen der Bevölkerung und den Gemeinden noch effizienter und einfacher zu gestalten. Gemeinsam gehen wir in die digitale Zukunft.“

LASSEN SIE SICH BEI IHRER TÄGLICHEN ARBEIT VON GEM2GO COPILOT UNTERSTÜTZEN: Kontaktieren Sie die GEM2GO Experten bei Kufgem unter +43 5372 6902 oder per E-Mail an info@kufgem.at.

Der GEM2GO Copilot erstellt aus Ihren Informationen einfach und schnell professionelle Online-Beiträge.

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Mit übersichtlichem und ansprechendem Design präsentiert sich die Marktgemeinde Telfs im World Wide Web.

STARKER ONLINE-AUFTRITT

TELFS SETZT BEI WEBSITE-REDESIGN AUF GEM2GO

Seit kurzem präsentiert sich die Marktgemeinde Telfs mit einer komplett neu gestalteten Website. Das moderne Design und die vielseitigen Funktionen erfüllen alle Anforderungen an einen zeitgemäßen Online-Auftritt. Wir haben mit Bernhard Stelzl, Leiter IT & EDV der Marktgemeinde Telfs, über den Relaunch gesprochen.

Herr Stelzl, was war die Ausgangssituation? „Mit rund 400.000 Besucherinnen und Besuchern und mehr als 900.000 Seitenauf rufen ist www.telfs.at eine der meistgenutzten behördlichen Webseiten in Tirol. Der alte Webauftritt stammte aus dem Jahr 2015 und war in Sachen Funktionalität und Responsivität in die Jahre gekommen.“

Was waren die ausschlaggebenden Gründe für die Neugestaltung?

„Die alte Website war nicht mehr auf dem aktuellen Stand der Technik. Benutzer freundlichkeit, Informationsfluss, Schnittstellenmanagement und Barrierefreiheit – es hakte an allen Ecken und Enden. Ein jahrelanger Wartungsstau tat sein Übriges, um einen kompletten Neustart zu wagen.“

Bernhard Stelzl, Leiter IT & EDV der Marktgemeinde Telfs, schätzt die Vielseitigkeit von GEM2GO.

KOMMUNAL & DIGITAL

Mit der GEM2GO App sind Informationen über die Marktgemeinde Telfs jederzeit abrufbar.

Welche Ziele haben Sie sich gesetzt? „Unser oberstes Ziel war es, den Bürgerinnen und Bürgern ein modernes Informations- und Kommunikationstool zur Verfügung zu stellen. Es galt, den Bereich Online-Formulare auszu bauen, um Amtswege zu erleichtern. Vor dem Hin tergrund, dass zwei Drittel aller Userinnen und User

war einfacher als gedacht. Das Echo unserer Userinnen und User ist sehr positiv und alle anfangs definierten Anforderungen wurden erfüllt. Die Website ist einfach zu warten und aktuell zu halten. Der nächste Schritt ist die Integration der digitalen Amtstafel, außerdem sind wir dabei, ‚Meine Seite‘ für Unternehmen und Vereine marketingtechnisch breiter aus zurollen.“ Vielen Dank Herr Stelzl für den umfassenden Einblick in das Projekt! Mit dem Relaunch ist die Website der Marktgemeinde Telfs bestens für die Zukunft gerüstet.

über ihr Smartphone auf die Website zugreifen, hatten wir dringenden Hand lungsbedarf bei der Nutzerfreundlichkeit auf mobilen End geräten. Eine weitere Anforderung war die Integration einer digitalen Amtstafel. Außerdem sollte die neue Website zu 100 Prozent barrierefrei und datenschutzkonform sein.“ Warum haben Sie sich für Kufgem und GEM2GO entschieden? „In den Vorgesprächen wurde schnell klar: Kufgem hat ein tiefes Ver ständnis für die Bedürfnisse einer modernen Gemeindeverwaltung und die entsprechende Expertise für die Konzeption und Umsetzung eines Internetauftritts. Das Produkt ist in 1.200 Gemeinden bestens erprobt und der Preis war attraktiv.“ Wie lief das Projekt ab? „Unter der Leitung von Projektleiter Bürgermeister Christian Härting bildete sich ein Web-Kernteam aus vier Personen der Abteilungen EDV/ IKT, Öffentlichkeitsarbeit und Marketing. Nach der gemeinsamen Kon zepterarbeitung wurde von Kufgem zunächst die neue Website erstellt und vom Kernteam sukzessive mit Inhalten befüllt. Nach mehreren Korrekturschleifen sind wir Mitte Juni mit einem Soft-Relaunch online gegangen. Derzeit erfolgen Schulungen der Abteilungsleiterinnen und -leiter. Sie werden künftig ihren jeweiligen Content selbst einpflegen.“ Gab es im Projektverlauf unerwartete Herausforderungen? „Im Grunde nicht. Eine Challenge war aber sicherlich das Umdenken in Richtung Nutzerfreundlichkeit, barrierefreies Texten und mobile Dar stellung der Inhalte." Welches Fazit ziehen Sie nach dem Relaunch? „Wir sind sehr zufrieden – sowohl mit dem Projektverlauf als auch mit dem Ergebnis. Das GEM2GO CMS ist leistungsstark und die Umstellung

IHRE GEMEINDEWEBSITE IST IN DIE JAHRE GEKOMMEN UND BRAUCHT EIN REDESIGN? Kontaktieren Sie das GEM2GO Team. Die Kufgem Web-Experten freuen sich auf Ihr Projekt.

TIROL

TELFS

MARKTGEMEINDE TELFS:

Einwohner*innen: 16.271 Gemeindebedienstete: 400 Produkt: GEM2GO Fazit: Kommunales Webdesign am Puls der Zeit

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IM K NDERGARTEN GEHT’S VORAN

NEUE FEATURES IN HOKITA

KOMMUNAL & DIGITAL

Über Diagramme wird übersichtlich dargestellt, wie viele Kinder sich im Haus befinden.

Bei HOKITA steht die Zeit nie still – weder bei der Betreuung im Kindergarten noch bei technischen Anpassungen oder Verbesserungen der Benutzeroberfläche. Kontinuierlich wird an der Perfektionierung der Softwarelösung gearbeitet, um die Bedienung noch intuitiver zu gestalten.

Im aktuellen Kindergartenjahr sorgen zahlreiche Neue rungen für eine benutzerfreundlichere Oberfläche: Eine optimierte Bildschirmaufteilung und gezielte Farbanpas sungen machen die Darstellung übersichtlicher und er leichtern die Handhabung.

WARUM HOKITA?

MODERNES UND BENUTZER FREUNDLICHES DESIGN: Intuitives Design für eine einfache und komfortable tägliche Verwendung HÖCHSTE DATENSICHERHEIT: Schutz sensibler Daten durch fortschrittliche Verschlüsselung LANGFRISTIGER SUPPORT: Zuverlässige Betreuung auch in den kommenden Jahren SCHNELLE PROBLEMLÖSUNG: Kurze Reaktionszeiten bei technischen Fragen REGELMÄSSIGE SCHULUNGEN: Sicherstellung der optimalen Nutzung durch die Anwenderinnen und Anwender

OPTIMIERUNGEN & TECHNISCHE MODERNISIERUNG

Viele Detailverbesserungen sowie eine kontextbezoge ne Onlinehilfe sorgen dafür, schneller und einfacher zum gewünschten Ziel zu gelangen. Durch eine spürbare Leis tungssteigerung ist HOKITA für viele Nutzerinnen und Nutzer flüssiger zu bedienen. Darüber hinaus wurde die Kinderbetreuungssoftware mit diesem Release technisch auf den neuesten Stand gebracht. Zukünftige Neuerungen können so noch schneller umgesetzt werden. NEUERUNGEN IN DER ELTERN-APP Auch in der Eltern-App wurde weiterentwickelt. Unter an derem werden Gruppenaktivitäten angezeigt. Eltern haben so eine bessere Übersicht, was im Kindergarten ansteht und welche Ausrüstung oder Materialien die Kinder dafür benötigen. Das Beantworten von Nachrichten wird verein facht.

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NEUES VON

ZEITERFASSUNG IN GEMEINDEN

Anwenderinnen und Anwender profitieren von vielen hilfreichen Funktionen der FINK-Zeiterfassung – möglicherweise haben sie noch gar nicht alle im Einsatz.

EINE AUSWAHL AN PRAKTISCHEN FEATURES:

• Homeoffice-Tage

• Fortbildungskontingent für Kindergärten

Dokumentation der Homeoffice-Tage direkt in FINK Auswertung zum Übertrag in den Jahreslohnzettel bzw. automatische Übermittlung an k5 Lohn via Lohndatenschnittstelle

Übersicht von verbrauchten und vorhandenen Fortbildungsstunden/Jahr

• Workflow für Urlaubsgenehmigungen

• Automatischer E-Mailversand

Digitales Antragsverfahren per Terminal oder Smartphone Anträge können direkt in FINK freigegeben, abgelehnt oder geändert werden

Wochen- oder Monatsberichte an das Personal Liste fehlerhafter Buchungen an das Personal Infomails direkt an das Personal, Abteilungs- oder Amtsleitende

SIE KENNEN FINK NICHT? Wenn Sie die eigens für Gemeinden optimierte Zeiterfassung von FINK und Kufgem noch nicht verwenden, dann rasch informieren: online unter www.kufgem.at/zeiterfassung, telefonisch unter 05372 6902 oder per E-Mail an info@kufgem.at.

KOMMUNAL & DIGITAL

„BEREITS 2016 HAT DIE GEMEINDE PRUTZ EIN ELEKTRONISCHES ZEITERFASSUNGSSYSTEM EINGEFÜHRT, ABER ERST MIT DER UMSTELLUNG AUF FINK IM JAHR 2020 HABEN WIR GEMERKT, WAS EIN SEHR GUTES ZEITERFASSUNGSSYSTEM ALLES LEISTET. ES IST AN EINFACHHEIT UND FLEXIBILITÄT NICHT ZU ÜBERTREFFEN, SOWOHL FÜR DIENSTNEHMENDE ALS AUCH FÜR DEN DIENSTGEBENDEN.“

Christian Strigl, Amtsleiter, Gemeinde Prutz

PUNKTGENAUE AUFZEICHNUNG

An- und Abwesenheitszeiten lassen sich flexibel erfassen – egal ob an Terminals, mit dem Smartphone oder am PC.

Ob am Smartphone, PC oder Terminal - die Erfassung ist einfach.

ÜBERSICHTLICHE ANALYSEN Genaue Auswertungen auf Knopf druck liefern einen hilfreichen Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden, Kostenstellen und vieles mehr.

SPEZIELL FÜR GEMEINDEN Kufgem stellt sicher, dass das Zeiterfassungssystem landes spezifische Gesetze und Regelungen rechtssicher erfüllt.

SCHNITTSTELLE ZU K5 LOHN Mit wenigen Klicks gesetzliche

INNOVATIVE ERFASSUNG Das Smartphone wird zum mobilen Erfassungsterminal, das bequem Zeiten für Projekte, Tätigkeiten oder Kostenstellen auf einen Auftrag bucht.

Überstundenzuschläge und Zulagen nach k5 Lohn exportieren – für einfache Weiterverarbeitung und korrekte Abrechnungen.

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KOMMUNALFORUM DAS KUFGEM-ONLINEFORMAT FÜR PRAXISWISSEN

Der Startschuss für die Herbstausgaben des Kommunalforums fiel bereits am 1. Oktober 2024: Prof. Dr. Helmut Schuchter und Dr. Hannes Oberschmied von der BDO präsentierten Praxistipps und Tricks zum Voranschlag 2025. Weitere Online-Vor träge sind für November und Dezember geplant. Unter anderem referieren die Geschäftsführer des Salzburger und Tiroler Gemeindeverbandes über wichtige Gemeindethemen sowie Dr. Laura Gleinser und Dr. Günther Gast von CHG Rechtsanwälte gemeinsam mit Prof. Dr. Helmut Schuchter über Gesellschaftsgründung durch Kommunen.

NÄCHSTE TERMINE Dienstag, 5. November 2024 um 10:30 Uhr Prof. Dr. Helmut Schuchter, Dr. Laura Gleinser & Dr. Günther Gast: Gesellschaftsgründung durch Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber Dienstag, 3. Dezember 2024 um 10:30 Uhr Dr. Martin Huber: Aktueller Rück- und Ausblick für Salzburger Gemeinden Donnerstag, 5. Dezember 2024 um 10:30 Uhr Mag. Peter Stockhauser: Updates bei den Gemeinde abgaben Tirol

MELDEN SIE SICH DIREKT ÜBER DAS KUFGEM KURS PORTAL ZUM KOMMUNAL FORUM AN.

ÜBER DIE KUFGEM MEDIATHEK KÖNNEN VERGANGENE WEBINARE UND KOMMUNALFORUM-AUSGABEN ANGESEHEN WERDEN. DIE ERFORDERLICHEN PASSWÖRTER DAZU ERHALTEN SIE ÜBER KURS@KUFGEM.AT

KOMMUNAL & DIGITAL

DETAILS ZU DEN EXPERTINNEN UND EXPERTEN DES KOMMUNALFORUMS

PROF. MAG. DR. HELMUT SCHUCHTER ist Geschäftsführer der Wirtschafts- und Steuerbera tungsgesellschaft „Stauder Schuchter Kempf“ in Inns bruck und berät Mitarbeitende im Gemeindeumfeld über Themen rund um das Steuerrecht.

DR. LAURA GLEINSER ist seit 2021 Rechtsanwältin und bei CHG Rechtsanwälte in der Praxisgruppe „Öffentliches Wirtschaftsrecht und Verga berecht“ tätig. Sie berät vor allem im kommunalen Bereich und setzt Projekte für Gemeinden in Tirol und Salzburg um.

DR. GÜNTHER GAST ist seit 2007 bei CHG Rechtsanwälte tätig und leitet die Praxisgruppe „Öffentliches Wirtschaftsrecht und Verga berecht“. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der Be ratung öffentlicher Auftraggeberinnen und Auftraggeber sowie in der Abwicklung komplexer Vergabeverfahren.

MAG. PETER STOCKHAUSER ist Geschäftsführer des Tiroler Gemeindeverbands und Ansprechpartner für allgemeine Rechtsauskünfte an Ge meinden und Gemeindeverbände. Er bereitet Schulungen für Gemeindefunktionärinnen und -funktionäre sowie für Bedienstete auf kommunaler Ebene vor. Zudem bezieht er zu Gesetzes- und Verordnungsentwürfen auf Bundes- und Landesebene Stellung. DR. MARTIN HUBER ist Geschäftsführer des Salzburger Gemeindeverbands und Autor zahlreicher Veröffentlichungen zu gemeindespezifi schen Themen. Seine Schwerpunkte sind Gemeindeverfas sungsrecht, Aufsichts- und Kontrollrecht sowie interkom munale Zusammenarbeit.

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Mein Amt ist ein Service von

meinamt.at Mein online Bürgerservice.

Mein Amt erfüllt die Erwartungen von Bürger:innen und Gemeinden an eine komfortable digitale Verwaltung. Die Anmeldung mit der ID Austria garantiert eine eindeutige Identifikation und bietet einen sicheren und barrierefreien Zugang zu Serviceleistungen der Gemeinde.

Kontaktdaten Bürger:innen können komfortabel ihre per sönlichen Daten aktuell halten. Diese werden automatisch mit k5|Next_Person und den zentralen Registern abgeglichen. Bankverbindung Bankdaten werden von Bürger:innen online verwaltet. Einziehungsaufträge, wie etwa SEPA Lastschriften, können direkt hinterlegt werden.

Vorgänge Überblick und aktuelle Statusinformationen von Anträgen und Vorgängen, wie etwa laufen de Bauverfahren. Zusätzlich können Nutzer:in nen direkt mit der Gemeinde interagieren. Zahlungen Übersichtliche Gesamtdarstellung aller relevanten Kontobewegungen, Zahlungen und Buchungen mit der Gemeinde.

k5next.at

Auch auf

verfügbar

RUND UM k5

BÜRGERNÄHE

NLINE ERLEBEN

MEIN AMT IST STARTKLAR

Die digitale Plattform für Bürgerservices Mein Amt ermöglicht Behördengänge bequem von zu Hause aus. Sowohl Gemeindebedienstete als auch Bürgerinnen und Bürger profitieren von den schnelleren und einfacheren Prozessen.

SO FUNKTIONIERT ES Mein Amt wird ab Herbst 2024 auf www.meinamt.at für die ersten Gemeinden verfügbar sein. Voraussetzung für die Nutzung ist, dass die Gemeinde k5|Next mit den neuen zentralen Services in Betrieb hat. Mit der ID Austria können die Bürgerinnen und Bürger nun auf diese Daten und Informatio nen zugreifen, Daten aktualisieren, Vorgänge anstoßen, Einsicht nehmen und Daten zu Ver fahren (z.B. Gutachten, Pläne) hoch- bzw. her unterladen. Das Beste daran: Mein Amt ist so tief in die Fachanwendungen integriert, dass den Ge meindebediensteten dadurch praktisch keine Mehraufwände in der täglichen Arbeit entste hen. MEHR EFFIZIENZ IN DER VERWALTUNG Für Gemeinden bringt Mein Amt mehr Komfort im laufenden Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürgern und eine deutliche Vereinfachung in der Verwaltung. Strukturierte Prozesse und di gitale Kommunikation erhöhen die Qualität der gespeicherten Daten und steigern die Zufrie denheit der Bürgerinnen und Bürger.

Mein Amt ist als zusätzliches Angebot zu sehen, das die Prozesse in der Verwaltung ebenso wie für die Bürgerinnen und Bürger ergänzt und vereinfacht – und das rund um die Uhr. MEIN AMT IST STARTKLAR Mein Amt ist auch über GEM2GO leicht erreichbar. Erste Services ste hen ab dem vierten Quartal 2024 für physische Personen zur Verfügung, ab Anfang 2025 auch für Unternehmen. Übrigens: Über Mein Amt er reichen Wahlberechtigte im Zeitraum einer Wahl das Antragsportal für Wahlkarten – Meine Wahlkarte.

SIE MÖCHTEN MEHR ERFAHREN? Schreiben Sie uns ein AIO-Ticket oder kontaktieren Sie Ihren Kufgem Ansprechpartner Markus Schwab: schwab@kufgem.at

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Mit dem praktischen Dashboard in k5|Next_Wahl behält man stets den Überblick.

ERFOLGRE CHE WAHL-PREMIERE

k5|NEXT_WAHL SORGT FÜR ZUFRIEDENHEIT

Im Juni 2024 kam bei der Europawahl zum ersten Mal k5|Next zum Einsatz, Ende September konnten die Mitarbeitenden im Meldeamt die Nationalratswahl 2024 dank k5|Next_Wahl effizient abwickeln. Das Wahlpaket wird von Nutzerinnen und Nutzern als übersichtlich und intuitiv bezeichnet und erfordert deutlich weniger Klicks als die Vorgängerlösung.

RUND UM k5

„DANKE FÜR DIE SUPERGUTE BETREUUNG BEI DER EU-WAHL! EUER NEUES PROGRAMM K5|NEXT IST SPITZE!“ Sonja Stock, Gemeinde Thiersee

Nach der Einführung von k5|Next_Wahl im Herbst 2023 begann eine intensive Webinarreihe. Diese umfasste umfangreiche Trai nings, die die Gemeindebediensteten optimal auf die neue Soft ware vorbereiteten. Darauf folgten Testwahlen in Zusammenar beit mit dem Bundesministerium für Inneres (BMI). In der Vorbereitung zur Europawahl 2024 und Nationalrats wahl 2024 unterstützte Kufgem die Gemeinden mit übersicht lichen Dashboards, die alle Daten für die Abwicklung enthiel ten. Diese ermöglichten den direkten Zugriff auf Detailbereiche, Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Wahlabwicklung, Echt zeit-Auswertungen und Berichte sowie den automatischen Im port vom eWählerverzeichnis aus dem Zentralen Wählerregister. Eine umfassende Onlinehilfe, die jederzeit zur Verfügung stand, erleichterte die Nutzung des Systems zusätzlich. WAHLSERVICE MIT SYSTEM Kufgem übernahm die vollautomatische und professionelle Aufbereitung der Wählerverständigungen, den personalisierten Druck sowie den zentralen Versand. Wahlberechtigte konnten den Wahlkartenantrag über das Serviceportal „meinewahlkarte.at“ stellen, entweder mit der ID-Austria oder mittels Antragscode, Lichtbildausweis oder Reisepassnummer. Die Einführung von k5|Next markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung moderner und effizienter Wahlen. Zur Wahlabwick lung hat Kufgem sehr viel positives Feedback aus den Gemein den erhalten. Vielen Dank an dieser Stelle für die gute Zusam menarbeit! Die positive Resonanz und der erfolgreiche Einsatz von k5|Next lassen optimistisch in die Zukunft blicken und bestärken das Bestreben, den Wahlprozess kontinuierlich weiterzuentwickeln.

KENNZAHLEN ZUR EUROPA- UND NATIONALRATSWAHL 2024: • 361 Gemeinden in Tirol und Salzburg setzten k5|Next_Wahl ein • 356 Gemeinden nutzten das k5|Next_Wahlpaket (Meine Wahlinfo & Meine Wahlkarte) KENNZAHLEN ZUR EUROPAWAHL 2024: • 232 Gemeinden integrierten die Amtssignatur für den Wahlkartendruck • 180 Gemeinden verwendeten das k5 Abstimmungsverzeichnis • 99.072 Wahlkartenanträge wurden mit k5|Next bearbeitet • 38.231 Wahlkartenanträge wurden über meinewahlkarte.at gestellt KENNZAHLEN ZUR NATIONALRATS WAHL 2024: • XXX Gemeinden haben die Amtssignatur für den Wahlkartendruck eingebunden • XXX Gemeinden nutzen das k5 Abstimmungsverzeichnis • XX.XXX Wahlkartenanträge wurden mit k5|Next abgewickelt • XX.XXX Wahlkartenanträge wurden über meinewahlkarte.at abgewickelt

„NACH BEENDIGUNG DER WAHL MÖCHTE ICH MICH BEI EUCH ALLEN BEDANKEN! DIE ABWICKLUNG ÜBER K5|NEXT WAR SO EINFACH UND VOR ALLEM ÜBERSICHTLICH UND PROBLEMLOS ZU HANDHABEN.“

„EUER NEUES K5|NEXT_WAHL IST SUPER – GROSSES LOB! IHR HABT ES GESCHAFFT, DASS MAN SICH GLEICH VON BEGINN AN WOHLFÜHLT. DIE ABWICKLUNG IST SO EINFACH UND GUT STRUKTURIERT! MACHT WEITER SO!"

Daniela Vallazza, Gemeinde Ainet

Elisabeth Vogelsberger, Gemeinde Unterperfuss

ZAHLEN FEHLEN

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NEUMARKT FEIERT k5|NEXT ERFOLG

EIN JAHR k5|NEXT: EINE PILOT-GEMEINDE ZIEHT BILANZ

Am 5. Juli 2023 wurde das innovative Gemeindemanagementsystem k5|Next erstmals in einer Gemeinde eingeführt. Seitdem hat sich in der Stadtgemeinde Neumarkt am Wal lersee vieles getan: Wahlen wie die EU-Wahl 2024 wurden erfolgreich mit k5|Next_Wahl abgewickelt und neue Module implementiert. Grund genug für einen Besuch und einen intensiven Erfahrungsaustausch in Neumarkt.

RUND UM k5

Rückmeldungen aus den Gemeinden sind für Kufgem von großem Wert. Bei der Einführung von k5|Next, speziell der zentralen Personenverwal tung k5|Next_Person, war dies besonders wichtig. Kufgem besuchte daher die engagierte EDV-Ver antwortliche Josipa Sabljak und überraschte die Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee mit einem süßen Gruß. „DAS MACHEN WIR“ Auf die Frage, ob sich Neumarkt als erste Gemeinde für die Einführung der neuen Software-Generation zur Verfügung stelle, zögerte Sabljak nicht: „Klar, das machen wir! Jede Möglichkeit, die Digitalisie rung in der Gemeinde zu vereinfachen, ist sinnvoll. Ist man frühzeitig involviert, kann man auch Ideen und Vorschläge aus der Praxis einbringen.“ Eine lohnende Entscheidung: „Die Umstellung auf k5|Next_Person, die notwendige Datenbefüllung und die Integration mit den Fachanwendungen im Hintergrund verliefen reibungslos. Es gab zwar all gemeine Fragen, aber die Mitarbeitenden von Kuf gem beantworteten diese stets prompt und stellten leicht verständliche Unterlagen zur Verfügung. Na türlich mussten wir ein paar Daten im Nachhinein bereinigen, aber seitdem läuft die Software sehr stabil. Kufgem gibt uns dabei immer das Gefühl, bestens betreut zu sein.“ VORAUSDENKEN FÜR MEHR QUALITÄT Josipa Sabljak ist vom Weg mit k5|Next überzeugt: „Nach der ersten Umstellung war ein wenig Um denken gefragt: Das Verständnis, dass alle in der Gemeinde gemeinsam für die Qualität der Daten verantwortlich sind, hat sich schnell gefestigt. So war die Abwicklung der EU-Wahl mit k5|Next ein facher als je zuvor. Intuitiv und logisch aufgebaut, fanden sich auch neue Mitarbeitende rasch zu recht.“ Insgesamt war der Umstieg für Neumarkt goldrich tig. Die Integration kommender k5|Next-Module wie Mein Amt oder Verfahren wird noch einfacher, da bereits jetzt die Voraussetzungen dafür geschaf fen wurden.

JETZT AUF ZUKUNFT UMSTELLEN

Die Datenqualität zu steigern, bedeutet, sich auf die Zu kunft auszurichten. Der Aufwand ist überschaubar und einmalig. Wenn auch Sie jetzt auf k5|Next_Person umstel len möchten, vereinbaren Sie Ihren Umstellungstermin.

Josipa Sabljak, EDV-Verantwortliche der Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee, zeigte sich freudig überrascht von Blumengruß und Kuchen, die Lukas Mutschlechner von Kufgem überbrachte.

NEUMARKT AM WALLERSEE

NEUMARKT AM WALLERSEE:

SALZBURG

Einwohner*innen: 6.626 Gemeindebedienstete: 150 Produkt: k5|Next_Basis, k5|Next_Kontakt, k5|Next_Wah Fazit: Höhere Datenqualität und einfachere Wahl abwicklung mit k5|Next

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k5|NEXT UND DIE MICROSOFT CL UD

HÖCHSTE SICHERHEITSSTANDARDS FÜR EUROPA

Weltweit läuft auf zwei Drittel aller Computer ein Microsoft-Betriebssystem. Kufgem vertraut seit Jahrzehnten auf das Know-how und die Lösungen des größten Soft wareherstellers. Für die k5|Next-Lösungen setzt Kufgem daher auf die Microsoft Cloud. Sie erfüllt höchste Sicherheitsstandards und garantiert erstklassige Qualität.

RUND UM k5

Drei Verfügbarkeitszonen in Westeuropa garantieren höchste Datensicherheit.

K5|NEXT: MODERN UND SICHER ENTWICKELT Zu den vielen Vorteilen von k5|Next gehören die Datenhal tung und -sicherung, eine effektive Verschlüsselung per sonenbezogener Daten sowie die flexible Skalierbarkeit. Diese Vorteile resultieren aus der modernen und sicheren Entwicklung als Cloud-Lösung. Mit der Microsoft Cloud profitieren Kundinnen und Kunden von einer sicheren und zuverlässigen Infrastruktur, die höchste Verfügbarkeit ga rantiert. SICHERHEIT IM MITTELPUNKT Ein Beispiel für die Sicherheitsmaßnahmen ist die Da tenhaltung und -sicherung: Microsoft hat in der Region Westeuropa drei Verfügbarkeitszonen und Rechenzentren eingerichtet, in denen die Services und Dienste zonenre dundant betrieben werden. Die benötigten Datenbanken befinden sich im Datencenter Schiphol in den Niederlan den, einem EU-Mitgliedsland. Zusätzlich werden diese Da ten in der Region Nordeuropa, in Dublin, Irland, ebenfalls innerhalb der EU, gesichert. Sollte eine Region ausfallen (technisch/physisch), sind die benötigten Datenbanken trotzdem gesichert und können rasch wiederhergestellt werden. Mit einem neuen Rechenzentrum in Österreich erweitert Microsoft seine Kapazitäten in Europa. Um den neuen Standort Österreich zu stärken und Innovation zu fördern, wird auch k5|Next künftig dieses heimische Re chenzentrum nutzen. VON EXPERTEN BETREUT UND ÜBERWACHT Die Qualität und Sicherheit der Lösungen werden zusätz lich durch ein Expertenteam der k5|Next-Entwicklungs partnerschaft gewährleistet. Diese sorgen bereits während der Entwicklung und dem Echtbetrieb für einen reibungs losen Ablauf und überwachen durch Monitoring die Si

cherheit und den Betrieb der k5|Next-Cloud-Lösungen. Automatisierte Sicherheitsaudits und Diagnosen erhöhen die Zuverlässigkeit: Regelmäßig führen die IT-Profis Unit Tests, End-to-End-Tests, Lasttests, statische Code-Ana lysen, laufende Sicherheitsprüfungen des Codes und Code-Reviews durch. Die Sicherung der Daten selbst erfolgt nach modernsten Standards. Angewandt werden mehrere Methoden, die so wohl vollständige als auch differenzierte Backups vorneh men: Point-in-time-restore, Differential Backup und lang fristige Aufbewahrung. HERAUSFORDERUNGEN MEISTERN Die Digitalisierung der Verwaltung erfordert eine robuste und effiziente Infrastruktur, die durch moderne Cloud-Tech nologien wie der Microsoft Cloud optimal unterstützt wird. In der langen und komplexen Servicekette des e-Govern ments, die von ID-Austria über zentrale Register bis hin zu spezifischen Fachanwendungen wie k5 Finanzmanage ment und k5|Next reicht, ist es entscheidend, dass jeder Partner höchste Standards in Technologie und Kommuni kation erfüllt. Nur so können ein erstklassiger Komfort bei der Nutzung und eine nahezu 24/7-Verfügbarkeit gewähr leistet werden. Die Cloud-Technologie bietet hierfür die ideale Lösung: Sie steigert nicht nur die Leistung und Sicherheit, sondern auch die Effizienz der Verwaltungsprozesse. Sie ermöglicht es, die Verwaltung digitaler, moderner und benutzerfreund licher zu gestalten. Sie ist die Zukunft des e-Governments!

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EFFIZIENTE FINANZVERWALTUNG FÜR HEIME

GESETZESKONFORME BUCHHALTUNG MIT k5 FINANZMANAGEMENT

Kufgem hilft Wohn- und Pflegeheimen, die Buchhaltung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu meistern. Der Einsatz von k5 Finanzmanagement garantiert eine einfache und korrekte Abwicklung.

RUND UM k5

Wohn- und Pflegeheime stehen vor der He rausforderung, ihre Buchhaltung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (TGO, GHV, G-VBG 2022)* rechtskonform zu führen. Dies ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, son dern auch essenziell für eine transparente und nachvollziehbare Finanzverwaltung. Doch die Programme, die in den Heimen zur Ver waltung der Daten der Klientinnen und Klien ten eingesetzt werden, sind nicht für buchhal terische Aufgaben ausgelegt. Kufgem bietet Wohn- und Pflegeheimen um fassende Unterstützung bei der Umstellung auf eine gesetzeskonforme Buchhaltung. Im Mittelpunkt steht dabei k5 Finanzmanage ment, das speziell für die Bedürfnisse von Gemeinden entwickelt wurde und sich in jahr zehntelanger erfolgreicher Anwendung be währt hat. Der erste Schritt zur Einführung von k5 Fi nanzmanagement ist eine detaillierte Analyse der bereits eingesetzten Programme. Dabei wird ermittelt, welche Daten für die Buchhal tung relevant sind und wie diese Daten ausge lesen werden können. So wird sichergestellt, dass keine erforderlichen Informationen ver loren gehen und die Daten korrekt weiterver arbeitet werden. PRÜFUNG UND IMPORT DER DATEN Anschließend überprüft Kufgem die Darstel lung der buchhalterischen Werte und Salden. Über eine speziell entwickelte Schnittstelle werden diese Daten dann in k5 Finanzma nagement importiert und auf den entspre chenden Konten korrekt dargestellt. Dieser Prozess ist nach erfolgreicher Überprüfung jederzeit auf Knopfdruck möglich und garan tiert hohe Effizienz und Genauigkeit. OPTIMIERUNG DER FINANZPROZESSE Neben der technischen Unterstützung bietet Kufgem auch eine Analyse der bestehenden Prozesse in der Finanzverwaltung an. Dabei ANALYSE DER VORHANDENEN PROGRAMME

werden Optimierungsvorschläge unterbreitet, die den gesamten Buchhal tungsprozess effizienter und benutzerfreundlicher gestalten. Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand zu minimieren und gleichzeitig die Genauigkeit und Rechtssicherheit zu erhöhen. GEMEINSAMES ZIEL: GESETZESKONFORME BUCHHALTUNG Das gemeinsame Ziel von Kufgem und den Wohn- und Pflegeheimen ist es, eine einfache und effektive Lösung für eine gesetzeskonforme Buch haltung zu schaffen. Die jahrelange Erfahrung von Kufgem und der per sönliche Einsatz der Expertinnen und Experten gewährleisten eine erfolg reiche Umsetzung und eine hohe Zufriedenheit der Heime, wie zahlreiche Kundenstimmen belegen:

„Die Übersicht in k5 Finanzmanagement ist super und ist leicht zu handhaben, teilweise sogar selbsterklä rend. Jetzt sehe ich genau, was offen oder bezahlt ist, und die Umstellung der Bewohnerverrechnung hat sich wirklich gelohnt. Von der Zusammenarbeit mit dem Kufgem Team bin ich total begeistert. Auch das Ticket system nutze ich gerne, hier wird man toll betreut.“ Andrea Birkl Sekretariat, Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung Seniorenheim Theresa, Unterperfuss „Die Kombination von k5 Finanzmanagement mit dem Dokumentenmanagementsystem DMS hat unsere Ab läufe deutlich vereinfacht. Durch die automatische In tegration von Bewohnerabrechnungen aus dem exter nen Programm CareCenter und die effiziente digitale Verbuchung von Rechnungen sparen wir viel Zeit. Zur Erstellung des Voranschlags und der Jahresrechnung erhalten wir stets die notwendige Unterstützung durch

Datenträger zur Einspielung ins Portal Tirol. Die regelmäßigen Schulun gen und die praktische Fernwartung durch die kompetenten Kufgem Mit arbeitenden ermöglichen es uns, jederzeit schnell Lösungen für unsere spezifischen Anforderungen zu finden.“ Margit Saxl Finanzverwaltung, Gemeindeverband Altersheim Annaheim Matrei am Brenner Mit der Unterstützung durch Kufgem und der Nutzung von k5 Finanzma nagement können Wohn- und Pflegeheime sicher sein, dass ihre Buchhal tung nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch transparent und nachvollziehbar ist. Dies ist ein wesentlicher Schritt, um eine solide Basis für die finanzielle Zukunft der Heime zu schaffen.

Kufgem Experte Hubert Gabl (gabl@kufgem.at) steht Ihnen bei allen Fragen rund um die Finanzverwaltung gerne zur Verfügung.

* Tiroler Gemeindeordnung, Gemeinde-Haushaltsverordnung, Gemeinde-Vertragsbedienstetengesetz

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PAPIERL SE GEMEINDEVERWALTUNG IN OBERALM

k5 DMS ALS HERZSTÜCK DER DIGITALISIERUNG

Die Gemeinde Oberalm in Salzburg nutzt seit kurzem den vollen Funktionsumfang der E-Government-Lösung k5 DMS. Von den schnelleren Prozessen profitieren sowohl die Gemeindebediensteten als auch die Bürgerinnen und Bürger.

Das Dokumentenmanagementsystem k5 DMS ist das Herzstück der digitalen Gemeindeverwaltung.

RUND UM k5

MEHR EFFIZIENZ DURCH DIGITALISIERTE ARBEITSABLÄUFE In Oberalm ist k5 DMS kein neuer Begriff. Bereits seit Jahren wird das Dokumentenmanagementsystem in der Gemeinde eingesetzt. Um von allen Vorteilen der Lösung profitieren zu können, sollten sämtliche Mo dule genutzt werden. Genau darauf legt Amtsleiterin Petra Holl Wert: „Für mich ist es besonders wichtig, dass alle Kolleginnen und Kollegen jederzeit Zugriff auf die für sie relevanten Informationen haben. Interne Abläufe sind mit k5 DMS transparent, nachvollziehbar und jederzeit ver fügbar. Außerdem ist es die perfekte Verbindung zu k5 Finanzmanage ment, k5 Verfahren, ins Steueramt und zu Session.“ DIE GEMEINDE OBERALM ARBEITET MEDIENBRUCHFREI MIT K5 DMS k5 DMS ist die zentrale und strukturierte Ablage für die Gemeindever waltung in Oberalm und alle angebundenen k5 Lösungen. Die medien bruchfreie Bearbeitung von Akten und Dokumenten erfolgt in k5 DMS. Schriftstücke werden mithilfe von Online-Formularen, durch k5 Scan oder mit der k5 Outlook-Anwendung digital erfasst und in einem elek tronischen Akt abgelegt. Postausgänge wie Bescheide werden direkt in k5 DMS erstellt, amtssigniert und über die duale Zustellung elektronisch versendet. „Unsere internen Prozesse wurden optimiert und deutlich be schleunigt. Davon profitieren nicht nur wir in der Verwaltung, sondern auch die Bürgerinnen und Bürger von Oberalm“, ist Petra Holl überzeugt. Die automatisierte Rechnungserkennung und die digitale Rechnungs abzeichnung sind weitere Bausteine, die in Oberalm zum Einsatz kom men. Nach der Erfassung von digitalen Belegen in k5 DMS werden Rech nungsdaten wie der Lieferant oder die Rechnungsnummer automatisch ausgelesen und in k5 Finanzmanagement übernommen. Die rechneri sche und sachliche Prüfung sowie die Freigabe durch die befugte Per son erfolgt direkt in k5 DMS. Außenstellen der Gemeinde unterzeichnen die Rechnungen digital und müssen zur Freigabe nun nicht mehr in das Gemeindeamt kommen. Nach der Freigabe wird die Rechnung von der Buchhaltung bezahlt. Ganz ähnlich ist das Bestellwesen der Gemeinde Oberalm in k5 DMS integriert. Via Online-Formular wird eine Bedarfsmeldung erstellt und mit allen dazugehörigen Dokumenten, beispielsweise Schriftverkehr und Vergleichsangeboten, zentral abgelegt. Die Prüfung der Kostenstellen deckung erfolgt durch die Buchhaltung, anschließend wird in k5 Finanz- RECHNUNGEN UND BESTELLUNGEN WERDEN AUTOMATISCH VERARBEITET

management eine Bestellung erfasst und der Freigabeprozess gestartet. Der Mitarbeitende, der die Bestellung angefragt hat, wird auto matisch über den Abschluss des Freigabe prozesses informiert und kann die Bestellung auslösen. Nach dem Erhalt der Rechnung kann die Bestellung mit der Rechnung aufge löst werden. Die Details konnten bereits von der Bestellung übernommen werden. DIGITALISIERUNG IST TEAMARBEIT Eine erfolgreiche Umsetzung von Digitalisie rungsprojekten gelingt nur mit guter Teamar beit, ist Amtsleiterin Holl überzeugt: „Alle Be teiligten ziehen idealerweise an einem Strang. Für uns in der Gemeinde hat die Digitalisie rung hohe Priorität. Dank der zuverlässigen Beratung durch das Kufgem-Team und der integrierten Softwarelösung haben wir einen wichtigen und vor allen nachhaltigen Schritt in die digitale Zukunft gemacht.“

OBERALM

SALZBURG

MARKTGEMEINDE OBERALM:

Einwohner*innen: 4357 Gemeindebedienstete: 12 Kufgem Lösung: k5 DMS

Fazit: Transparente Abläufe und zentraler Informationszugriff mit k5 DMS

Petra Holl schickt bis 30.8. noch ein Portraitfoto.