Kufgem Journal | Oktober 2024 Abnahme V2

RUND UM k5

STANDORTBESTIMMUNG FÜR DIE DIGITALE VERWALTUNG Standardisierte Prozesse garantieren eine effiziente Ab wicklung: Zu Beginn wird gemeinsam mit der Gemeinde in einer umfassenden Analyse der aktuelle Digitalisierungs grad erhoben. Die Ergebnisse werden in einer Digitalisie rungs-Checkliste festgehalten. Gemeinsam werden Opti mierungspotenziale identifiziert, Maßnahmen abgeleitet und geplant. Auf Wunsch begleitet Kufgem anschließend die Umsetzung der einzelnen Schritte und stimmt diese über das Projektmanagement-Tool AIO Smartwork mit der Gemeinde ab. Dabei spielt auch die Einführung von k5|Next mit der zentralen Person eine wichtige Rolle. DURCHDACHTES PROJEKTMANAGEMENT VOM START BIS ZUM ERFOLGREICHEN ABSCHLUSS AIO Smartwork kommt bereits in der Analysephase zum Einsatz: Den einzelnen Bereichen in der Gemeinde wer den spezifische Fragen zugeordnet, die eine schnelle und einfache Bewertung ermöglichen. Diese Bewertung kann weitgehend von der Gemeinde selbst durchgeführt werden, auch Fälligkeiten und Verantwortlichkeiten lassen sich de finieren und zuordnen. IN DER GEMEINDEPRAXIS ERFOLGREICH Einige Gemeinden haben bereits mit der digitalen Stand ortbestimmung begonnen und arbeiten aktiv an der Bewer tung und der Umsetzung der Maßnahmen in den einzel nen Fachbereichen. Durch die Bearbeitung der einzelnen Punkte konnten zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten identifiziert werden. „Das Projekt bietet einen umfassenden Überblick über die derzeitige Nutzung der k5 Programme in der Gemeinde sowie die noch ungenutzten Möglichkeiten. Damit können viele offene Punkte umgesetzt werden“, freut sich Michael Kienzler, Amtsleiter der Gemeinde Fritzens, auf die nächs ten Schritte in Richtung einer vollständig digitalen Verwal tung. Elisabeth Maier, Leiterin der Finanzverwaltung in Stumm im Zillertal, ist von den identifizierten Maßnahmen über zeugt: „Gemeinsam als Team ist es uns gelungen, viele

Bereiche in der Gemeinde Stumm durch die Digitalisierung zu optimieren. Besonders die Umstellung auf den digitalen Rechnungsworkflow und der Einsatz der elektronischen Übermittlung haben unseren Arbeitsalltag erleichtert. Zu sammen mit Kufgem konnte die Digitalisierung rasch um gesetzt werden und bei anfänglichen Schwierigkeiten stand uns das Kufgem Team stets unterstützend zur Seite. Danke dafür!“ Auch bei Kufgem ist man vom Nutzen der Standortbe stimmung überzeugt, wie Prokurist Markus Schwab, ver antwortlich für den Bereich Digitalisierung und k5|Next, erklärt: „Wir stellen immer wieder fest, dass der Funkti onsumfang der k5 Lösungen und das Zusammenspiel aller Module in der Praxis nicht ausgeschöpft werden. Mit dieser Analyse wird das Potenzial für die jeweilige Gemeinde in dividuell und übersichtlich dargestellt – davon profitieren alle Beteiligten.“ In zahlreichen Gemeinden werden bereits Digitalisierungs projekte und -maßnahmen umgesetzt. Diese Gemeinden möchten wir einladen, ihre erfolgreichen Projekte bei Awards und Auszeichnungen wie dem Österreichischen Verwaltungspreis oder dem Kommunalimpuls Award ein zureichen. Kufgem unterstützt interessierte Gemeinden dabei kostenlos. AWARDS – ÖSTERREICHS DIGITALSTE GEMEINDEN GESUCHT

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ELENA ONGARO ongaro@kufgem.at +43 5372 6902 -728